Recherches d'emploi : comment être sûr qu'elles sont bien transmises à l'ORP

Job-Room, poste, e-mail : quels canaux comptent vraiment, comment respecter le délai du 5, quelles preuves garder et que faire si l'ORP dit ne rien avoir reçu. Guide basé sur les sources officielles et la jurisprudence.

Recherches d'emploi : comment être sûr qu'elles sont bien transmises à l'ORP

Sommaire

5 min de lecture • Mis à jour le :

Chaque mois, vous faites vos recherches d’emploi. Mais pour l’assurance-chômage, une recherche n’existe que si votre ORP la reçoit à temps. Ce n’est pas l’effort qui compte aux yeux de la loi, c’est la preuve transmise.

Et quand il y a un doute, c’est à vous de prouver que vous avez envoyé vos recherches dans le délai. Ce guide explique, sources officielles à l’appui, comment ne jamais se retrouver dans cette situation.

💡

En bref

Vos recherches doivent arriver à l’ORP au plus tard le 5 du mois suivant (ou le premier jour ouvrable qui suit), par un canal officiel : Job-Room, le formulaire papier remis à l’ORP, ou un autre canal désigné par votre ORP. Une note, un tableur ou une application privée ne valent pas transmission.

1. Les seuls canaux qui comptent

Job-Room (eServices)

C’est le canal principal. Plusieurs cantons expliquent que les recherches saisies dans Job-Room sont transmises automatiquement à votre conseiller ORP au plus tard le 5 du mois suivant (Genève, Jura, Neuchâtel notamment).

Le point clé : chaque recherche doit être enregistrée dans Job-Room. Un guide cantonal précise qu’il faut sauvegarder chaque entrée, « sinon les données sont perdues ». Une recherche commencée mais non enregistrée n’est pas transmise.

Le formulaire officiel sur papier

Le formulaire du SECO « Preuves de recherches personnelles d’emploi » (716.007) peut être remis à l’ORP ou envoyé par la poste. Pour un envoi postal, c’est la remise à La Poste suisse au plus tard le dernier jour du délai qui compte.

L’e-mail : seulement avec confirmation

L’envoi par e-mail n’est accepté que si votre ORP l’autorise, et le Tribunal fédéral est clair : l’expéditeur doit demander une confirmation de réception. Sans confirmation, il doit envoyer ses preuves par la poste avant la fin du délai. Une capture d’écran de l’e-mail envoyé ne suffit pas (TF 8C_239/2018).

Ce qui ne compte pas

⚠️

Applications et sites privés

Le SECO le rappelle : « Une confirmation émanant d’un prestataire privé indique uniquement que vos informations lui sont parvenues. » Les données saisies dans une application privée — Easy Job Room compris — ne sont pas transmises à l’ORP tant que vous ne les avez pas enregistrées dans Job-Room ou remises par un canal officiel.

2. Le délai du 5 : pas de marge

L’ordonnance sur l’assurance-chômage (art. 26 al. 2 OACI) prévoit que vous remettez vos preuves au plus tard le 5 du mois suivant ou le premier jour ouvrable qui suit. Sans excuse valable, les preuves arrivées en retard ne sont plus prises en considération.

Concrètement :

  • recherches de septembre → au plus tard le 5 octobre (ou le lundi suivant si le 5 tombe un week-end) ;
  • une recherche saisie dans Job-Room le 6 ou plus tard compte comme tardive, même si vous l’aviez faite pendant le mois ;
  • les recherches tardives peuvent entraîner une suspension des indemnités.

N’attendez pas le 5 : saisissez vos recherches au fil du mois, idéalement le jour même.

3. Vérifier avant la fin du mois

Avant la fin de chaque mois, prenez cinq minutes pour contrôler :

  • Chaque recherche du mois apparaît bien dans Job-Room, dans le bon mois
  • Aucune entrée n'est restée incomplète ou non enregistrée
  • Le nombre de recherches correspond à ce qui a été convenu avec votre conseiller
  • Les informations sont exactes : entreprise, poste, date, moyen de candidature, résultat
  • Vous avez gardé une copie (capture d'écran de la liste du mois ou export, si votre version de Job-Room le propose)

Un tribunal vaudois l’a rappelé en 2025 : il était « de la responsabilité du recourant de contrôler que l’intégralité de ses recherches d’emploi litigieuses avaient bien été inscrites » dans Job-Room.

4. Si Job-Room est en panne

Une panne ne suspend pas le délai. Lors de l’interruption de Job-Room de décembre 2025 à janvier 2026, les autorités ont demandé de saisir les recherches avant la coupure ou de les transmettre par e-mail, par la poste ou au guichet avant le 5 janvier. À la question « peut-on transmettre les preuves de décembre le 6 janvier ? », le canton de Vaud répondait : « Non. Le délai sera dépassé. »

Si Job-Room ne fonctionne pas à l’approche du 5 :

  1. faites une capture d’écran du message d’erreur, avec la date et l’heure ;
  2. envoyez vos preuves par un autre canal avant le délai (formulaire papier à la poste ou au guichet) ;
  3. prévenez votre conseiller ORP.

5. Les preuves à garder

Le SECO recommande : « Conservez vos e-mails, vos confirmations, vos factures et vos captures d’écran. » En pratique, gardez :

  • Les copies de vos candidatures (e-mails envoyés, confirmations des sites d'emploi, lettres)
  • Les réponses des employeurs, positives ou négatives
  • Une capture de vos recherches enregistrées dans Job-Room pour chaque mois
  • Pour un envoi postal : la date du dépôt (quittance ou timbre postal)
  • Pour un e-mail : la confirmation de réception de l'ORP

6. Ce que disent les tribunaux

Les décisions publiées montrent toujours le même principe : c’est à la personne assurée de prouver que ses preuves ont été envoyées, et à temps.

  • Vaud, Cour des assurances sociales, 18 juin 2025 : quatre recherches d’octobre enregistrées dans Job-Room le 24 novembre, après le délai. Elles ne sont pas prises en compte ; suspension de 3 jours confirmée.
  • Genève, Chambre des assurances sociales, 30 juin 2021 : une assurée pensait avoir transmis quatre recherches via Job-Room, une seule l’a été. Le tribunal retient une erreur de manipulation : « Il incombe à la personne assurée de prouver que les documents qu’elle a envoyés à l’autorité ont réellement été envoyés et qu’ils l’ont été à temps. »
  • Tribunal fédéral, 2019 (8C_239/2018) : un e-mail sans confirmation de réception ne prouve pas l’envoi dans le délai.
  • Zurich, Tribunal des assurances sociales, 14 mars 2025 : à l’inverse, l’assuré a obtenu gain de cause parce que l’ORP avait répondu à son e-mail le lendemain sans l’avoir consigné au dossier. Garder une trace des échanges peut faire la différence.

7. L’ORP dit ne rien avoir reçu : que faire ?

  1. Réagissez tout de suite. Contactez votre conseiller et envoyez vos preuves (captures, confirmations, copies). Attendre plusieurs semaines a déjà été reproché à des assurés.
  2. Si une décision de suspension tombe, vous pouvez former opposition dans les 30 jours auprès de l’autorité qui l’a rendue (art. 52 LPGA). Ce délai ne peut pas être prolongé.
  3. Si l’opposition est rejetée, un recours est possible devant le tribunal cantonal des assurances sociales, en principe dans les 30 jours.

Pour une situation concrète, faites-vous conseiller : permanences juridiques, syndicats, associations de défense des chômeurs ou service social de votre commune. Ce guide donne des informations générales et ne remplace pas un conseil juridique.

8. Et Easy Job Room dans tout ça ?

Soyons clairs : Easy Job Room n’est pas Job-Room et n’est pas lié à l’ORP ni à l’assurance-chômage. C’est un outil indépendant qui vous aide à suivre vos candidatures et à les reporter plus vite dans Job-Room. Tant que vos recherches ne sont pas enregistrées dans Job-Room (ou remises à l’ORP par un autre canal officiel), votre conseiller ne les voit pas.

La bonne routine avec n’importe quel outil : vous suivez vos candidatures où vous voulez, puis vous vérifiez dans Job-Room, avant le 5, que tout y est.

Moins de ressaisie, plus de vérification

Easy Job Room garde la trace de vos candidatures et vous aide à les reporter dans Job-Room. La vérification finale se fait toujours dans Job-Room, avant le 5.

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