Formulaire ORP mensuel : le guide complet pour éviter les erreurs

Le formulaire de preuve de recherche d’emploi. Pour beaucoup de demandeurs d’emploi, c’est la source de stress n°1 du mois. Un formulaire mal rempli ou rendu en retard peut entraîner des sanctions allant jusqu’à 31 jours d’indemnités suspendues.

Dans ce guide ultra-complet, je vous explique ligne par ligne comment remplir votre formulaire ORP, les erreurs à éviter absolument, et comment automatiser cette corvée administrative.

📋 C’est quoi exactement le formulaire ORP mensuel ?

Le formulaire de preuve de recherche personnelle d’emploi (officiellement appelé formulaire IPA - Indication de la Personne Assurée) est un document obligatoire que vous devez remettre chaque mois à votre ORP.

Son but ? Prouver que vous cherchez activement un emploi en documentant toutes vos démarches du mois écoulé.

⏰ Les dates à ne JAMAIS manquer

Date limite : le 5 du mois suivant

Vous devez impérativement remettre votre formulaire avant le 5 du mois suivant le mois concerné.

Exemple :

• Pour vos candidatures de janvier → Formulaire à rendre avant le 5 février
• Pour vos candidatures de février → Formulaire à rendre avant le 5 mars

Comment remettre votre formulaire ?

Vous avez 3 options :

1. En personne lors de votre rendez-vous ORP (le plus sûr)
2. Par courrier postal (recommandé avec accusé de réception)
3. Par email si votre ORP l’accepte (vérifiez avec votre conseiller)

💡 Mon conseil : Préparez votre formulaire quelques jours à l’avance et remettez-le en main propre lors de votre RDV régulier.

📝 Anatomie du formulaire : section par section

Le formulaire ORP se compose de plusieurs sections. Voici ce que vous devez remplir dans chacune.

Section 1 : Informations personnelles

Ce qu’on vous demande :

• Nom, prénom
• Numéro AVS
• Période concernée (mois et année)

Comment remplir :

• Écrivez lisiblement (si manuscrit)
• Double-vérifiez votre numéro AVS
• Indiquez clairement le mois : “Janvier 2025” par exemple

Section 2 : Recherches d’emploi effectuées

C’est LA section la plus importante. Vous devez lister TOUTES vos candidatures du mois.

Pour chaque candidature, indiquez :

1. Date de la candidature (format JJ.MM.AAAA)
2. Nom de l’entreprise (nom complet, pas de diminutifs)
3. Lieu de l’entreprise (ville)
4. Fonction/poste visé (intitulé exact)
5. Moyen utilisé (email, courrier, plateforme en ligne, etc.)
6. Résultat (en attente, refus, entretien obtenu, etc.)

Exemple de ligne correctement remplie :

15.01.2025 | Nestlé SA | Vevey | Responsable Marketing Digital | Email | En attente de réponse

❌ Exemple de ligne MAL remplie :

Mi-janvier | Nestlé | VD | Marketing | Internet | Rien

Pourquoi c’est problématique ?

• Date imprécise
• Nom d’entreprise incomplet
• Lieu trop vague
• Fonction pas assez précise
• Moyen peu clair
• Résultat peu informatif

Section 3 : Autres démarches

Au-delà des candidatures, vous pouvez mentionner :

• Participation à des salons de l’emploi
• Rendez-vous réseau (entretiens informatifs)
• Formations suivies
• Création d’entreprise (démarches)
• Candidatures spontanées (même sans offre publiée)

Section 4 : Changements de situation

Vous DEVEZ déclarer ici :

• Tout emploi commencé (même temporaire, même 1 jour)
• Maladie ou accident
• Départ à l’étranger
• Changement d’adresse
• Formation commencée
• Création d’entreprise

Important : Ne pas déclarer un changement est considéré comme une fraude et peut entraîner des sanctions très lourdes (remboursement des indemnités + amende).

Section 5 : Signature et date

Signez et datez le formulaire. Sans signature, il est invalide.

🚨 Les 10 erreurs les plus fréquentes (et comment les éviter)

Erreur 1 : Moins de 12 candidatures

La sanction : Suspension d’indemnités.

La solution : Anticipez. Si vous êtes à 10 candidatures le 25 du mois, envoyez 2 candidatures spontanées dans la semaine.

Erreur 2 : Dates incohérentes

Exemple : Candidature datée du 32 janvier, ou du futur.

La solution : Relisez avant de soumettre. Utilisez toujours le format JJ.MM.AAAA.

Erreur 3 : Informations incomplètes

Manque le nom complet de l’entreprise, ou la ville, ou le poste exact.

La solution : Ayez un système de tracking en temps réel. Easy Job Room enregistre automatiquement tous ces détails.

Erreur 4 : Candidatures non pertinentes

Postuler comme chirurgien alors que vous êtes graphiste = pas crédible.

La solution : Restez dans votre domaine ou des domaines connexes. Si vous cherchez à vous reconvertir, discutez-en avec votre conseiller ORP.

Erreur 5 : Pas de preuves

L’ORP peut vous demander de prouver vos candidatures à tout moment.

La solution : Conservez :

• Copies d’emails envoyés
• Captures d’écran de candidatures en ligne
• Accusés de réception
• Copies de lettres postales

Erreur 6 : Formulaire illisible

Écriture manuscrite illisible = votre conseiller ne peut pas valider.

La solution : Écrivez lisiblement ou utilisez un formulaire digital/Word si accepté.

Erreur 7 : Retard de remise

Même 1 jour de retard = sanction possible.

La solution : Créez un rappel dans votre calendrier le 1er de chaque mois : “Préparer formulaire ORP”.

Erreur 8 : Candidatures en double

Postuler 2 fois au même poste chez le même employeur ne compte que pour 1.

La solution : Trackez vos candidatures pour éviter les doublons.

Erreur 9 : Ne pas déclarer un changement

Vous avez travaillé 3 jours et ne l’avez pas déclaré.

La solution : TOUJOURS déclarer, même pour 1 heure de travail.

Erreur 10 : Perte du formulaire

Vous oubliez de faire une copie et perdez votre seule preuve.

La solution : Photographiez ou scannez TOUJOURS votre formulaire avant de le rendre.

📊 Les sanctions ORP : grille complète

Les sanctions varient selon la gravité et la récidive :

Faute	Première fois	Récidive
Formulaire en retard (1-2 jours)	Avertissement	1-5 jours
Formulaire en retard (+ de 3 jours)	1-10 jours	5-20 jours
Moins de 12 candidatures	5-15 jours	10-31 jours
Absence au RDV ORP sans justification	5-10 jours	15-31 jours
Refus d’emploi convenable	10-31 jours	31-60 jours
Fausse déclaration	15-31 jours	Radiation possible
Non-déclaration de revenus	31 jours + remboursement	Radiation + poursuites

✅ La checklist ultime avant de rendre votre formulaire

Imprimez cette checklist et vérifiez chaque point avant de soumettre :

• J'ai listé au minimum 12 candidatures
• Toutes les dates sont au format JJ.MM.AAAA
• Tous les noms d'entreprises sont complets
• Tous les postes sont précisément nommés
• J'ai indiqué le moyen de candidature pour chacune
• J'ai mis à jour le statut (en attente, refus, entretien)
• J'ai déclaré tous les changements de situation
• J'ai vérifié qu'il n'y a pas de candidatures en double
• Le formulaire est signé et daté
• J'ai fait une copie/photo du formulaire
• J'ai les preuves de toutes mes candidatures
• Je remets le formulaire avant le 5 du mois

🤖 Comment automatiser le formulaire ORP

Remplir manuellement ce formulaire chaque mois prend entre 30 et 60 minutes. C’est du temps que vous pourriez passer à chercher un emploi ou à préparer des entretiens.

La méthode manuelle (fastidieuse)

1. Cherchez dans vos emails les candidatures envoyées
2. Retrouvez les dates exactes
3. Notez les entreprises et postes
4. Recopiez tout dans le formulaire
5. Vérifiez les erreurs
6. Faites une copie

Temps total : 45-60 minutes
Risque d’erreur : Élevé
Niveau de stress : 😰😰😰

La méthode Easy Job Room (automatisée)

1. Durant le mois, importez vos candidatures en 1 clic (depuis LinkedIn, JobUp, ou manuellement)
2. Easy Job Room enregistre automatiquement : date, entreprise, poste, source
3. Fin du mois : cliquez sur “Générer formulaire ORP”
4. Tous les champs sont pré-remplis automatiquement
5. Vérifiez et téléchargez

Temps total : 2-3 minutes
Risque d’erreur : Minime
Niveau de stress : 😊

📱 Bonus : Template Excel pour suivre vos candidatures

Si vous préférez la méthode manuelle, voici les colonnes à créer dans un Excel :

Date	Entreprise	Ville	Poste	Source	Moyen	Statut	Preuve
15.01.2025	Nestlé SA	Vevey	Marketing Manager	LinkedIn	Email	En attente	Screenshot

Ajoutez une ligne à chaque candidature. À la fin du mois, vous avez tout sous les yeux pour remplir le formulaire.

Avantage : Gratuit, simple
Inconvénient : Chronophage, risque d’oubli

🎯 Stratégie pour dépasser les 12 candidatures

Ne vous contentez pas du minimum. Voici pourquoi viser 15-20 candidatures par mois est une meilleure stratégie :

1. Vous maximisez vos chances

Statistiquement, plus vous postulez (intelligemment), plus vous obtenez d’entretiens.

2. Vous avez une marge de sécurité

Si l’ORP refuse de compter 2-3 candidatures (doublon, non-pertinente), vous êtes toujours au-dessus de 12.

3. Vous montrez votre motivation

Un conseiller ORP remarque la différence entre quelqu’un qui fait pile 12 et quelqu’un qui fait 18-20.

4. Vous diversifiez

Plus de candidatures = plus de chances de sortir de votre zone de confort et de découvrir des opportunités.

📞 Que faire si vous recevez une sanction injuste ?

Étape 1 : Comprendre la sanction

Demandez à votre conseiller ORP par écrit :

• Le motif exact de la sanction
• Les jours d’indemnités suspendus
• Les preuves sur lesquelles l’ORP se base

Étape 2 : Rassemblez vos preuves

Si vous pensez que la sanction est injustifiée, sortez :

• Vos copies de formulaires
• Vos preuves de candidatures
• Vos emails échangés avec l’ORP

Étape 3 : Faites opposition

Vous avez 30 jours pour faire opposition par écrit à l’autorité cantonale.

Modèle de lettre d’opposition :

[Vos coordonnées]
[Date]

À l'attention de :
[Nom de l'autorité cantonale]
[Adresse]

Objet : Opposition à la décision de sanction n°[X]

Madame, Monsieur,

Par la présente, je m'oppose formellement à la décision de sanction n°[X] 
datée du [date], qui suspend mes indemnités pour [X] jours.

Les motifs de mon opposition sont les suivants :
[Expliquez pourquoi la sanction est injuste, avec preuves à l'appui]

Je joins à ce courrier les documents suivants en preuve :
- [Liste des pièces jointes]

Je reste à votre disposition pour tout complément d'information.

Cordialement,
[Signature]

Étape 4 : Contactez un syndicat

Si vous êtes membre d’un syndicat (Unia, Syna, etc.), ils peuvent vous aider gratuitement dans vos démarches.

💡 Les questions qu’on me pose le plus

Est-ce que les candidatures spontanées comptent ?

Oui, absolument. Une candidature spontanée bien documentée compte autant qu’une réponse à une offre publiée.

Je n’ai envoyé que 10 candidatures ce mois-ci car j’étais malade. Que faire ?

Déclarez votre maladie dans la section “Changements” et fournissez un certificat médical. L’ORP peut être plus souple en cas de maladie justifiée.

Puis-je compter les candidatures sur des plateformes comme Indeed ?

Oui, mais vous devez pouvoir le prouver (capture d’écran, email de confirmation).

Combien de temps dois-je conserver mes preuves ?

Minimum 2 ans après la fin de votre période de chômage. L’ORP peut demander des preuves rétroactives en cas de contrôle.

Mon conseiller ORP peut-il refuser une candidature ?

Oui, s’il juge qu’elle n’est pas sérieuse, pas pertinente par rapport à votre profil, ou en doublon.

Que faire si j’oublie une candidature sur le formulaire ?

Signalez-le immédiatement à votre conseiller. Il vaut mieux être transparent que de risquer une accusation de fausse déclaration.

🔗 Ressources complémentaires

• 12 candidatures par mois : stratégies efficaces
• Liste des ORP du Canton de Vaud
• ORP Lausanne - Infos détaillées
• ORP Gland - Infos détaillées
• Calculateur d’indemnités de chômage

🎬 En résumé

Le formulaire ORP mensuel en 5 points clés :

1. Date limite : Avant le 5 du mois suivant, SANS EXCEPTION
2. Minimum : 12 candidatures documentées avec tous les détails
3. Preuves : Conservez TOUT (emails, captures, accusés de réception)
4. Sanctions : De 1 à 31 jours d’indemnités selon la gravité
5. Automatisation : Utilisez des outils pour éviter les erreurs et gagner du temps

Ne laissez pas ce formulaire devenir une source d’anxiété mensuelle. Avec une bonne organisation (ou l’automatisation via Easy Job Room), cette obligation administrative devient une simple formalité de 2 minutes.

Votre temps est précieux. Utilisez-le pour trouver un emploi, pas pour remplir des formulaires.

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Article mis à jour en janvier 2025 avec les dernières directives des ORP vaudois.